Als Software für Vermieter, sind wir besonders stolz auf unsere Nebenkostenabrechnung in 3 Schritten. Mithilfe der automatischen Datenübernahme aus Deinen Mietverträgen und Deinen Finanzen ist die Erstellung kinderleicht, spart Zeit und schont Dein Nervenkostüm. Du musst nicht einmal mehr zur Post. Auch das Versenden per Einschreiben übernimmt immocloud für Dich.
So simpel kann es sein
In 5 Minuten: Nebenkostenabrechnung erstellen mit immocloud
In 5 Minuten zur rechtssicheren Nebenkostenabrechnung. Einfacher kann man es sich kaum machen. Lass Dir von immocloud den Alltag erleichtern und verwalte Deine Mietobjekte, manage Deine Finanzen und erstelle Deine Nebenkostenabrechnungen ortsunabhängig online.
- Teste alle Funktionen kostenlos
- Investiere in Dich und spare Zeit, Geld und Nerven
- Transparente Kosten
- Bei Fragen steht der beste Support an Deiner Seite
- Auch für Gewerbe-Einheiten
Einfach wie noch nie
Die 3 Schritte zur Nebenkostenabrechnung
1. Einfach Mietverhältnisse anlegen
Lege Deine Objekte inkl. Mietverhältnissen in immocloud an oder nutze ganz einfach unseren Datenimport.
2. Umlagefähige Kosten erfassen
Erfasse Deine objektspezifischen und umlagefähigen Kosten und lege den Verteilerschlüssel fest.
3. Versandfertige Abrechnung erhalten
Erstelle die fertige Nebenkostenabrechnung und sende diese direkt per E-Mail oder Post an Deine Mieter.
Wir erleichtern Deinen Alltag
immocloud ist die einfachste Lösung für Vermieter
Jeder Vermieter, der seine Immobilien selbst verwaltet kennt es…das jährliche Aufraffen zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung. Ein Graus, wenn man bedenkt, dass der zeitliche und oft nervenaufreibende Kraftakt nicht einmal umlagefähig ist. Immocloud hat sich diesem Problem angenommen und bietet eine cloudbasierte Lösung für Deine Nebenkostenabrechnung an…die Du sogar vollständig absetzen kannst. immocloud ist somit die perfekte Lösung für alle, die eine Software für die Vermietung suchen, oder auf eine digitale Hausverwaltung setzen.
1. Erstelle Deine Nebenkostenabrechnung ganz einfach
immocloud ist die Lösung für Vermieter, die ihre Zeit lieber anders verbringen wollen, als mit der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung. Unsere Software ist so ausgelegt, dass sie intuitiv zu bedienen ist. Sollte es dennoch zu Fragen kommen, ist unser Support sofort zur Stelle. Die klaren Strukturen bei immocloud bieten einen einfachen Überblick und automatisierte Vorgänge, wie z.B. das Verbuchen von Mieten vereinfachen den Prozess enorm. Eine online Nebenkostenabrechnung in unter 5 Minuten? Mit immocloud möglich. So macht die Verwaltung Deiner Immobilie wieder Spaß und Du gewinnst kostbare Zeit für die Wichtigen Dinge im Leben.
2. Und so funktioniert die Abrechnung der Nebenkosten bei immocloud
Bei der Verwaltungssoftware von immocloud werden die eingepflegten Nebenkosten aufgelistet und können auch, bei Bedarf, manuell noch ergänzt werden. So kannst Du die Nebenkosten selbst definieren. Ebenfalls besteht die Möglichkeit entsprechende Kostenarten auszuwählen, Hinweise und Notizen zu ergänzen, ein Rechnungsdatum zu hinterlegen und die Gesamtkosten festzuhalten. Abschließend die Verteilerschlüssen und die entsprechenden Einheiten auswählen. Dies wird bequem über ein Dropdown-Menü erledigt, so dass das Ausfüllen von Mieter- und Objektinfos automatisch von immocloud übernommen wird.
Nach Kontrolle aller Daten erstellt immocloud eine rechtssichere Nebenkostenabrechnung für Dich. Diese kannst Du downloaden, natürlich auch bei uns archivieren und gleich per E-Mail oder Post versenden, als Brief oder Einschreiben. Als weitere Hilfestellung haben wir ein Handbuch geschrieben, so dass Du nachlesen kannst, wie Du Schritt für Schritt Deine Nebenkostenabrechnung online erstellen kannst. Mehr Service geht nicht. Starte gleich durch und erstelle Deine erste Nebenkostenabrechnung mit immocloud.
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3. Ortsungebundene Nebenkostenabrechnung
Immer häufiger erzählen uns unsere Kunden von ihrem Traum, ihre Immobilien von überall in der Welt verwalten zu können. Mit immocloud ist das bereits jetzt schon möglich. Da Du alle wichtigen Unterlagen und Rechnungen bei uns cloudbasiert ablegen und zuordnen kannst, sind diese jederzeit und von überall abrufbar. So kannst Du Deine Nebenkostenabrechnung online von überall auf der Welt erstellen, jederzeit Deinen Account pflegen, so wie Rechnungen verbuchen und damit die Abrechnung unterjährig vorbereiten.
4. Betriebskostenabrechnung für Gewerbe
Gewerbliche Mietverträge sind nicht nur weitaus flexibler als private Mietverträge, sondern bieten auch die Möglichkeit, bestimmte Kosten, die nicht in der Betriebskostenverordnung genannt sind, auf die Mietpartei umzulegen. Darüber hinaus ist es im Gegensatz zu privaten Mietverträgen erlaubt, im Mietvertrag eine Umlage der Aufwendungen für die Wartung und Instandhaltung des Gebäudes oder auch für die Verwaltungskosten zu vereinbaren. Zusätzliche Kosten können über immocloud ganz einfach für die entsprechende Gewerbe-Einheit angelegt und der zugehörige Verteilerschlüssel zugeordnet werden.
5. Welche Vorteile bietet immocloud noch?
Deinen Alltag als Vermieter zu erleichtern, indem wir Dir eine gut durchdachte Lösung zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung anbieten ist die Eine Sache. Aber natürlich kann immocloud noch viel mehr:
Bankkonto verknüpfen
Behalte den Überblick über Deine Miet- und Zahlungseingänge
Offene Mieten
Sofort sehen, wenn Mieten noch offen sind und sofort aktiv werden
Alle Kennzahlen im Blick
Nichts mehr übersehen! Alle wichtigen Kennzahlen auf einem Blick
Handlungsvorschläge
Entwicklungspotentiale erkennen durch Handlungsvorschläge
Mieterportal
Einfache Kommunikation mit dem Mieter über unser Mieterportal
Wir haben starke Partner
Als Partner u.a. von Haus und Grund, dem VermieterVerein e.V. und immocation profitieren wir von deren Know-How in der Immobilienbranche. Wir stehen im regen Austausch zu allen rechtlichen Thematiken, selbstverständlich auch in Bezug auf die Nebenkostenabrechnung, aber eben auch genauso zu Umsetzungsthemen. Im Gegenzug unterstützen wir unsere Partner auf ihrem Weg in die digitale Zukunft. Du möchtest mehr über unsere Partner erfahren, wir sind auch hier transparent. Schau Dich gern auf unserer Partnerseite um.
Worauf gilt es bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung zu achten?
Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung stehen Vermieter vor einer komplexen Rechtsmaterie. Fehler können zu erheblichem Aufwand sowie zu unangenehmen Auseinandersetzungen mit Mietern führen. Zunächst ist es wichtig, alle anfallenden Kosten für die Immobilie korrekt zu erfassen.
Dies umfasst sowohl die umlagefähigen Betriebskosten, die regelmäßig entstehen, um den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Immobilie zu gewährleisten, als auch die nicht umlagefähigen Kosten. Vermieter sollten außerdem unbedingt darauf achten, alle Kostenarten klar zu differenzieren und korrekt zu verbuchen.
Ebenso essenziell ist die Einhaltung der Fristen: Werden diese nicht beachtet, bleiben private Vermieter auf den Kosten sitzen. Fehler in einer Nebenkostenabrechnung können die Forderung hinsichtlich der betroffenen Kostenposition unwirksam machen. Eine sorgfältige und korrekte Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist daher unerlässlich, um rechtliche und finanzielle Nachteile zu vermeiden.
Tipp: Zu den häufigsten Fehlern bei der Nebenkostenabrechnung gehören die unzureichende oder fehlerhafte Darstellung von Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters und eventuelle Vorauszahlungen.
Was muss eine Nebenkostenabrechnung für Angaben enthalten?
Eine Nebenkostenabrechnung muss bestimmte formale Anforderungen erfüllen, um verständlich und rechnerisch nachvollziehbar zu sein. Fehlen wichtige Angaben oder ist es unklar, wie bestimmte Beträge zustande kommen, gilt die Abrechnung als formal ungültig.
Daher ist es erforderlich, dass eine Nebenkostenabrechnung folgende Punkte enthält:
- Name und Anschrift aller Mieter und Vermieter, die im Mietvertrag aufgeführt sind
- Bezeichnung der Mieteinheit
- Zeitpunkt der Erstellung und Abrechnungszeitraum
- Auflistung der Betriebskosten und Erläuterung des Verteilerschlüssels
- Gesamtkosten
- Anteil der Mieter
- Endergebnis der Berechnung der Nebenkosten (nach Abzug der geleisteten Vorauszahlungen)
Wie erfolgt die Verteilung der Nebenkosten und welche Verteilerschlüssel gibt es?
Als zentrales Element bei der Nebenkostenabrechnung bestimmt der Verteilerschlüssel, auch als Umlageschlüssel bekannt, in welchem Verhältnis die Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden. Grundsätzlich wird im Mietvertrag vereinbart, welcher Verteilerschlüssel verwendet wird. Sollte der im Mietvertrag festgelegte Verteilerschlüssel ungültig sein, ist der Vermieter verpflichtet, einen neuen, sachgerechten Schlüssel zu bestimmen.
Die gängigsten Verteilerschlüssel richten sich nach…
- dem Verbrauch: Bei der Heizkostenabrechnung müssen zwischen 50 und 70 Prozent der Heizkosten als Verbrauchskosten (sofern Zähler vorhanden sind) abgerechnet werden. Der verbleibende Anteil wird entsprechend der Wohnfläche auf die Mieter verteilt.
- der Wohnfläche: Dieser gesetzlich vorgesehene Verteilerschlüssel ist für alle Nebenkosten anwendbar – eine Ausnahme bilden ausschließlich die verbrauchsabhängigen Nebenkosten. Dabei werden die anfallenden Kosten entsprechend dem Anteil jeder Wohneinheit an der gesamten Wohnfläche aufgeteilt.
- der Anzahl der Personen: Je mehr Personen in einer Wohneinheit leben, desto höher ist der Anteil an den Gesamtkosten, den diese Wohneinheit trägt. Der tatsächliche Verbrauch der einzelnen Bewohner wird dabei nicht berücksichtigt.
- der Anzahl der Wohneinheiten: Die anfallenden Kosten werden gleichmäßig auf alle Wohneinheiten verteilt. Dies ist nur für Kosten geeignet, die unabhängig vom Verbrauch anfallen.
Ein sorgfältig ausgewählter und klar kommunizierter Verteilerschlüssel kann Missverständnisse und Streitigkeiten zwischen Vermietern und Mietern verhindern. Es ist ratsam, die Abrechnungsmethode nicht nur im Mietvertrag zu dokumentieren, sondern auch in einem persönlichen Gespräch mit den Mietern zu erläutern. Dies schafft Vertrauen und zusätzliche Transparenz.
Welche Nebenkosten sind auf Mieter umlegbar?
Nebenkosten umfassen alle im Mietvertrag aufgeführten Kosten, die mit der Bewirtschaftung einer Immobilie verbunden sind und auf die Mieter umgelegt werden können.
Folgende Nebenkosten können auf die Mieter umgelegt werden:
- Grundsteuer
- Lohnkosten eines Hauswarts
- Haftpflicht- und Sachversicherung
- Wartung und Strom eines Fahrstuhls
- Kosten für Entwässerungsanlage
- Kosten für Kaltwasser
- Kosten für Warmwasserversorgung
- Kosten für Wärmeversorgung
- Kosten für verbundene Warm- und Heizungswasserversorgungsanlagen
- Kosten für Schädlingsbekämpfung und Gebäudereinigung
- Kosten für Müllbeseitigung und Straßenreinigung
- Kosten für Betrieb einer Waschküche
- Strom für Beleuchtung des Gemeinschaftseigentums
- Reinigung des Schornsteins
- Pflege des Gartens
- Fernseh- und Kabelanschluss oder Betrieb einer Antennenanlage
- sonstige Betriebskosten (z.B. Wartung von Rauchmeldern, Reinigung der Dachrinnen, Trinkwasseranalyse)
Welche Nebenkosten sind nicht auf Mieter umlegbar?
Doch nicht alle Kosten, die bei der Bewirtschaftung einer Immobilie anfallen, dürfen in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden.
Folgende Nebenkosten können nicht auf die Mieter umgelegt werden:
- Kosten für die Hausverwaltung
- Zinsen für Immobilienkredite
- Steuern auf Mieteinnahmen
- Kosten für den Steuerberater
- Bewachung von Haus und Grundstück
- Kosten aufgrund von Leerstand
- Versicherungen (u.a. Mietausfallversicherung, private Haftpflichtversicherung des Vermieters, Reparaturversicherung und Rechtsschutzversicherung)
Wie dürfen Nebenkosten abgerechnet werden und welche Fristen gibt es?
Um die Nebenkosten korrekt abzurechnen, muss der Abrechnungszeitraum im Mietvertrag klar festgelegt werden. Es ist wichtig, dass der Abrechnungszeitraum ein Jahr umfasst, da dies der gesetzlichen Vorgabe entspricht. In der Regel beginnt dieser Zeitraum am 1. Januar und endet am 31. Dezember des gleichen Jahres.
Nach Ablauf des Abrechnungszeitraums haben Vermieter bis zu zwölf Monate Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zukommen zu lassen. Die Frist dafür beginnt mit Ende des Abrechnungszeitraums. Versäumt ein Vermieter diese Frist, können Nachforderungen nicht mehr geltend gemacht werden.
Tipp: Vermieter sollten unbedingt darauf achten, dass Fehler in der Abrechnung nur innerhalb der Abgabefrist korrigiert werden können. Dementsprechend wichtig ist es, die Abrechnung pünktlich und korrekt zuzustellen, um rechtliche Komplikationen zu vermeiden.
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