Das Verhältnis zwischen Vermieter und Mieter basiert vor allem auf der Kommunikation. Ein guter Umgang entscheidet daher über den Erfolg Deines Geschäftsmodells als Vermieter. Dieser Artikel beleuchtet die Grundlagen und zeigt auf, wo Knackpunkte liegen.
In den Medien finden sich immer wieder Berichte von Streitereien zwischen Mietern und Vermietern, gerechten oder ungerechtfertigten Forderungen sowie den allgemeinen Problemen des Miteinanders im Haus. Doch wenn Du schon länger Wohnungen vermietest, weißt Du wahrscheinlich, dass in der Regel alles normal verläuft. Viele Meldungen sind eher der Sensationsgier der Medien geschuldet und spiegeln nicht die übliche Praxis wider. Trotzdem kann es immer wieder zu Unstimmigkeiten kommen und es ist sinnvoll, diese von vorneherein zu vermeiden. Denn wer einige simple Kommunikationsregeln beachtet, wird zumeist ein harmonisches Miteinander mit seinen Mietern erleben. Deshalb ist es sinnvoll, eine gute Basis zu schaffen.
Kommunikation mit immocloud
Integriertes Mieterportal und Nachrichtenversand.
Wie Du in den Wald hinein rufst…
… so schallt es wieder hinaus. Dieses alte Sprichwort gilt auch im Immobiliengeschäft – natürlich in beide Richtungen. So wie Du Dich um Offenheit, Höflichkeit und Schnelligkeit bemühen solltest, gilt das auch für Deine Mieter. Beide Seiten registrieren im Regelfall sehr schnell, wie sie ihr Gegenüber einschätzen müssen und agieren entsprechend. Tadellose Umgangsformen von Deiner Seite erzeugen entsprechende Verhaltensweisen auch von Deinen Mietern. Oft wartet hier eine Herausforderung: hast Du eine Wohnung mit Bestandsmietern übernommen, musst Du auf dem Verhältnis des Vorbesitzers aufbauen und gegebenenfalls zunächst die Wogen glätten. Mitunter hilft es in solchen Situationen, sich in die andere Partei hineinzuversetzen. Und denke daran: im Grunde ist der Mieter Dein Kunde. Er ist zwar nicht immer König, doch solltest Du auf ein unkompliziertes Verhältnis und damit auf die reibungslose Mietzahlung Wert legen.
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Hausmeister und andere Dienstleister richtig instruieren
Oft wenden sich die Mieter nicht an Dich als Vermieter, sondern an dazwischen geschaltete Hausmeister oder Verwalter. Oft ist es sogar positiv, wenn Du nicht wegen jedem tropfenden Wasserhahn angerufen wirst. Doch egal, wie das Verhältnis aussieht: Deine Dienstleister sollten in Deinem Sinne agieren. Sie sind Dein Gesicht nach außen und benötigen entsprechende, kommunikative Fähigkeiten. Mitunter wirken sie sogar als Puffer und federn aufkommenden Ärger ab.
Deshalb ist es wichtig, dass Du ein offenes Gespräch mit diesen Dienstleistern suchst und ihre Aufgaben und Kompetenzen besprichst sowie Deine Werte vermittelst. Mache Ihnen klar, wie der Umgang mit den Mietern erfolgen soll und welche Strategien Du beispielsweise im Fall von Reparaturen, Besichtigungen oder Streitigkeiten bevorzugst. Oft kennen Hausmeister die Mieter sogar deutlich besser als Du und sie können Dir wertvolle Hintergründe liefern. Grundsätzlich gilt jedoch: der Mieter ist Kunde und auch ein Dienstleister sollte kundenorientiert agieren.
Den richtigen Kommunikationsweg finden
Ein persönliches Gespräch kann viele Fragen deutlich besser klären, als es im Rahmen der schriftlichen Kommunikation gelingt. Doch nicht immer ergibt es Sinn, Deinen Mietern Auge in Auge gegenüberzutreten und ein Gespräch zu suchen. Deshalb solltest Du genau darüber Bescheid wissen, welche Angelegenheiten per Post, auf digitalem Weg oder per Telefonat erledigt werden können. Der richtige – eher formelle – Kanal ist vor allem dann wichtig, wenn Fristen beachtet werden müssen, oder andere, formale Rahmenbedingungen existieren.
Deshalb gilt: Inhalte mit rechtlicher Komponente benötigen in der Regel die Schriftform und oftmals müssen sie sogar ganz klassisch per Briefpost verschickt werden. Für Dich als immocloud-Nutzer geht das übrigens ganz einfach, denn Du kannst Deine Schreiben direkt per Post aus immocloud an Deine Kontakte versenden. Damit wird sogar der Weg zum Briefkasten überflüssig.
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Setze auf den digitalen Austausch!
Wo es nicht um rechtlich heikle Angelegenheiten geht, gilt im Bereich Vermietung dasselbe, was auch im übrigen Leben sinnvoll ist: die meisten Menschen bevorzugen digitale Kommunikationsmittel. Seit Corona hat sich diese Entwicklung weiter beschleunigt und man ist daran gewöhnt. SMS oder E-Mail haben daher auch in der Mieterkommunikation ihren Platz und auch Du solltest diese Kanäle nutzen, sofern es sinnvoll ist. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn es um den kurzfristigen Informationsaustausch geht.
Sicher hast auch Du Mieter, die einen Mangel oder eine Frage lieber kurz in eine Mail schreiben, als bei Dir anzurufen. Diese Möglichkeit solltest Du daher unbedingt bieten. Denn damit bist Du rund um die Uhr erreichbar und kannst Probleme unmittelbar lösen. Auch bei dieser Aufgabe unterstützt Dich immocloud. Du kennst sicher die Möglichkeit, Nachrichten per SMS oder Mail direkt zu versenden. Doch das Ganze geht noch weiter: Du kannst Deine Mieter zum Mieterportal von immocloud einladen und darin zum Beispiel wichtige Mitteilungen veröffentlichen oder wichtige Kontakte und Dokumente teilen.
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Regeln für den richtigen Umgang mit schwierigen Mietern
Mit manchen Leuten ist einfach nicht gut Kirschen essen. Im privaten Rahmen macht man einfach einen Bogen um sie, bei Deinen Mietern geht das nicht. Bei schwierigen Personen solltest Du noch mehr als sonst auf die Wahrung aller Regeln achten und Deine Grundsätze beachten.
- Bleibe sachlich und versuche, Emotionen so weit wie möglich auszublenden.
- Versuche, die Gründe für die Probleme im Umgang herauszufinden.
- Fühle Dich nicht persönlich angegriffen, viele Vermieter stehen vor ähnlichen Problemen.
- Versetzte Dich in die Lage Deines Gegenübers. Äußeres Verständnis und die Bereitschaft, Dich um das Anliegen zu kümmern.
- Unterscheide zwischen Mietern mit objektiven Mängeln und unsinniger Nörgelei.
- Suche auf jeden Fall zunächst das Gespräch und binde nicht sofort einen Anwalt o.ä. ein.
- Versuche, die Eigenmotivation von problematischen Mietern zu stärken.
- Bei allem Entgegenkommen: sei konsequent und schöpfe Deine rechtlichen Möglichkeiten aus.
- Mache stets deutlich, dass Regeln ohne Abstriche für alle gelten.
So persönlich wie nötig
Digitale Kanäle bieten einen weiteren, großen Vorteil: sie sind persönlich, wahren jedoch trotzdem eine gewisse Distanz. Denn eine zu große Nähe kann mit der Zeit anstrengend werden. Dies gilt etwa dann, wenn Mieter und Vermieter im gleichen Haus wohnen und sich immer wieder im Treppenhaus über den Weg laufen. Die Erfahrung zeigt, dass eine falsche Vertrautheit entstehen kann und die geschäftliche Ebene der Beziehung einen privaten Touch erhält. Achte daher bei Deinem Umgang mit den Mietern darauf, dass Du eine professionelle Distanz wahrst. Du wirst sie spätestens dann brauchen, wenn unangenehme Themen auf den Tisch kommen wie etwa eine Mieterhöhung. Die Rollen als Vermieter und Mieter sollten daher immer klar sein – egal, auf welchem Kanal die Kommunikation stattfindet und welche (räumliche) Nähe besteht. Es ist daher wichtig, immer sachlich zu bleiben und eine höfliche Distanz liegt in der Regel auch im Interesse Deiner Mieter.
