Gas und Strom werden teurer, da müsste man doch schnell die Abschlagszahlungen der Mieter anpassen. Vermieter dürfen jedoch nicht so einfach handeln, der Umgang mit den Nebenkosten ist gesetzlich und durch viele Gerichtsurteile genau geregelt.
Der starke Anstieg der Energiekosten und die spürbare Inflation in fast allen anderen Bereichen unseres Lebens wirken sich auch auf die Kosten für das Wohnen aus. Als Vermieter bist Du in Deiner Beziehung zu den Mietern ebenfalls gefragt, denn vielfach sind gerade die Nebenkosten betroffen. Das Problem: Die Festsetzung der Vorauszahlungen gehört zu Deinen Aufgaben und Du hast im Normalfall auch die Kosten im Blick. Theoretisch müsstest Du den Betrag unterjährig anpassen, sonst drohen exorbitante Nachzahlungen und manche Mieter dürfen Schwierigkeiten bekommen, die großen Beträge zusammenzukratzen. Doch gelten hier sehr enge Vorgaben und der folgende Artikel erläutert, unter welchen Voraussetzungen Du aktiv werden darfst und welche Strategien sinnvoll sind.
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Die vertragliche Grundlage zählt
Der erste Schritt bei der Klärung dieses Themas sollte ein Blick in den Mietvertrag sein. Dort müssen die Nebenkosten und die Angaben zur Umlage aufgeführt sein, die der Mieter zu tragen hat. Am sinnvollsten geschieht dies per generellem Verweis auf die Betriebskostenverordnung, anstatt jeden Posten einzeln aufzuführen. Doch wie auch immer die Regelung bei Dir aussieht: Eine Anpassung dieser Kosten ist nur dann möglich, wenn dies im Mietvertrag explizit vereinbart wurde. Gerade bei älteren Mietverhältnissen, die Du vielleicht sogar übernommen hast, kann eine Überprüfung der Vertragsunterlagen sinnvoll sein. Bei neuen Mietern ist es sinnvoll, eine geprüfte und rechtlich optimale Mietvertragsvorlage zu nutzen wie diejenige von immocloud. Sie schöpft alle vorhandenen Möglichkeiten aus und bietet Dir maximalen Spielraum.
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Nebenkostenvorauszahlung versus Pauschale
Die meisten Mietverträge sprechen von einer Nebenkostenvorauszahlung, die Mieter zusätzlich zur Kaltmiete bezahlen müssen. Nach der jährlichen Abrechnung musst Du als Vermieter den Ausgleich dann je nach tatsächlich erfolgtem Verbrauch festlegen. Diese Regelung findet sich beispielsweise im Mustermietvertrag von immocloud, in den meisten Fällen bietet sie die beste Grundlage für faire Abrechnungen – für Mieter und Vermieter. Etwas ganz anderes ist die Betriebskostenpauschale. Dieser Betrag beinhaltet auch mögliche Schwankungen der Kosten und in der Regel sollten auch steigende Ausgaben mit diesem Pauschalbetrag abgegolten sein. Hier muss keine zusätzliche Abrechnung erfolgen und die Möglichkeit zur Anpassung muss ausdrücklich im Mietvertrag erwähnt werden. Derartige Konstruktionen ergeben beispielsweise bei kurzfristigen Mietverhältnissen Sinn oder bei Full-Service-Angeboten.
Abrechnungsfristen beachten
Als Vermieter weißt Du, dass die jährliche Nebenkostenabrechnung gemäß der Vorgaben des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen muss. Diese Abrechnungsfrist entscheidet auch darüber, wenn Du eine Anpassung der Nebenkosten vornehmen möchtest. Denn grundsätzlich darfst Du die monatlichen Abschlagszahlungen nur dann erhöhen, wenn Du zuvor eine Nebenkostenabrechnung erstellt hast und dabei ein deutliches Missverhältnis zwischen den Vorauszahlungen und den tatsächlichen Kosten offenbart wurde. Wichtig: Auch zu erwartende Kostensteigerungen darfst Du berücksichtigen. Allerdings braucht es dazu eine klare Prognose, anhand derer Du Transparenz für den Mieter herstellst. Einfach pauschal darfst Du nicht mehr verlangen. Ergeben sich rückwirkende oder zukünftige Missverhältnisse, ist eine Anpassung rechtens – allerdings nur einmal pro Jahr. Zusätzlich musst Du natürlich auch die zu wenig (oder zu viel) gezahlten Beträge des Abrechnungszeitraumes nachträglich mit Deinen Mietern verrechnen. Angesichts der Preisexplosion bei Gas und Strom kommen hier oftmals horrende Summen zusammen, die sich wie eine zusätzliche Miete anfühlen.
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Voraussetzungen für eine Betriebskostenanpassung
Die Voraussetzungen für eine Anpassung der Nebenkosten sind im deutschen Mietrecht exakt vorgegeben und sie wurden durch Gerichte präzisiert. Demnach gelten diverse Voraussetzungen:
- Die Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung muss im Mietvertrag gestattet sein.
- Eine Betriebskostenabrechnung muss vorliegen.
- Die Betriebskostenabrechnung muss inhaltlich und formell korrekt sein.
- Die Anpassung muss angemessen sein.
Ein weiterer Grund für eine Betriebskostenanpassung liegt vor, wenn sich die Anzahl der Bewohner ändert. Zieht beispielsweise eine weitere Person in die Wohnung ein, lässt sich für die Zukunft ein höherer Verbrauch annehmen und dieser rechtfertigt eine Anpassung. Übrigens können die Mieter auch von sich aus auf Dich zukommen und um veränderte Zahlungen bitten. Genau wie Du dürfen sie jedoch nicht einfach tätig werden. Auch hier ist ein gegenseitiges Einvernehmen erforderlich.
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Geh auf Deinen Mieter zu!
Einseitig darfst Du also nicht ohne weiteres tätig werden. Allerdings ziehen es auch die meisten Mieter vor, über Preissteigerungen frühzeitig informiert zu werden und auch bereits die Abschläge anzupassen. Deshalb ist es sinnvoll, in Situationen wie 2022 oder 2023 bereits unterjährig auf Deine Mieter zuzugehen. Denn in beiderseitigem Einvernehmen darfst Du jederzeit die Nebenkosten anpassen – sofern diese Möglichkeit im Mietvertrag vereinbart wurde. Ist diese sogenannte Öffnungsklausel vorhanden und Dein Mieter ist einverstanden, musst Du die Erhöhung der Nebenkosten zunächst schriftlich ankündigen und sie danach umsetzen. Auch hier sind formale Einschränkungen zu beachten, Du musst sowohl den Zweck, als auch die Höhe der Anpassung begründen.
Betriebskosten einfach abrechnen
Hast Du Dich mit Deinen Mietern geeinigt oder ergibt sich die Anpassung ganz einfach durch die gerade erfolgte Abrechnung, müssen die veränderten Angaben natürlich auch in die Praxis umgesetzt werden. Das heißt also, dass Du sowohl Deine interne Berechnung, als auch die Kommunikation mit den Mietern anpassen musst. immocloud macht diese Aufgabe zum Kinderspiel, Du kannst die Nebenkostenabrechnung in 3 Schritten digital erledigen. Es sind nur wenige Klicks erforderlich, in 5 Minuten hast Du die gesamte Abrechnung rechtssicher erstellt. Gleichzeitig macht die Software auch schon ein versandfertiges Anschreiben für deine Mieter fertig, das Du nur noch per Mail versenden oder ausdrucken und eintüten musst.
