Ein guter Verwalter kostet zwar Geld, er kann Dir jedoch viel Arbeit und Ärger abnehmen. Wie Du die richtige Person findest, was Sie tun kann und soll und welche Inhalte ein Verwaltervertrag enthalten sollte, erfährst Du in diesem Artikel.
Wahrscheinlich kennst du das Problem aus eigener Erfahrung: Deine Objekte machen viel Arbeit, ständig kommen die Mieter mit Fragen oder Wünschen um die Ecke, Du musst Zahlungen und Abrechnungen überwachen und dann kommt noch das Management der Reparaturen dazu. Aufgrund dieser Vielzahl an Aufgaben ist es oftmals sinnvoll, einen spezialisierten Dienstleister mit der Verwaltung zu beauftragen. Dessen Kosten gehen zwar zu Deinen Lasten, sie sind jedoch in der Regel gut angelegt und sie lassen sich steuerlich geltend machen.
Die wichtigsten Argumente: erstens schafft der Verwalter eine Distanz zu Deinen Mietern, sie rufen nicht wegen tropfenden Wasserhähnen bei Dir an. Zweitens gibst Du die Verantwortung für Nebenkostenabrechnung & Co. ab, ein Verwalter haftet für versäumte Fristen und ähnliches. Ohnehin gibt es viele Themen mit einer rechtlichen Komponente, die bei einem spezialisierten Dienstleister gut aufgehoben sind. Wenn Du aus Versehen Fehler machst, kannst Du dafür haften.
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Wie Du den passenden Verwalter findest
Oft ist es nicht ganz trivial, einen passenden Verwalter zu finden. Denn gerade Vermieter mit wenigen Einheiten sehen immer wieder die kalte Schulter. Viele Verwalter übernehmen nur größere Pakete mit 10 oder 20 Wohnungen aufwärts. In solchen Fällen solltest Du jedoch nicht aufgeben und weitersuchen. Es gibt fast immer fähige Verwalter, die auch eine einzelne Wohnung in ihr Portfolio aufnehmen. Vielleicht kennst Du andere Immobilienbesitzer, die mit guten Dienstleistern zusammenarbeiten? Ohnehin ist es sinnvoll, nach Empfehlungen anderer
Wohnungseigentümergemeinschaften oder Vermieter zu fahnden. Dies gilt vor allem, weil keine spezifischen Qualifikationen vorgeschrieben sind – so gut wie jede Person kann den Beruf des Immobilienverwalters ergreifen. Qualifikationen, Referenzen, und Erfahrungen sind daher wichtige Kriterien, die Du unbedingt vor Abschluss eines Vertrages klären solltest. Selbstverständlich bilden auch die Kosten einen zentralen Aspekt. Auch hier fehlen klare Vorgaben, jeder Verwalter kann seine Preise selbst festlegen.
immocloud-Tipp:
Vergleiche die Preise!
Aufgrund der Vertragsfreiheit differieren die Honorare der unterschiedlichen Verwaltungen sehr stark. Sie richten sich unter anderem nach Marktlage, Aufwand, Verwaltungsart, Größe und Anzahl der Einheiten, Zustand und Lage der Immobilie und den Bewohnern. Es ist daher sinnvoll, eine Vorab-Marktrecherche durchzuführen. Dabei kannst Du Dich an folgenden über-den-Daumen-Preisen orientieren:
- Für eine Wohnung innerhalb einer Wohneigentümergemeinschaft (WEG) fallen in der Regel zwischen 16 und 35 Euro pro Monat als Fixbetrag an.
- Die Verwaltung eines Mietshauses kostet weniger, hier rufen die Dienstleister meist zwischen 18 und 28 Euro auf.
Dazu kommen allerdings separate Kosten für bestimmte, nicht regelmäßig anfallende Aufgaben. Hierunter fallen etwa Arbeiten im Zusammenhang mit aufwändigen Sanierungsaufgaben, Eigentümerversammlungen außer der Reihe oder Sonderwünsche einzelner Eigentümer. Vergleiche immer, welche Aufgaben zu Pauschale gehören und was Du separat bezahlen musst! Der vermeintlich billige Verwalter kann am Ende teuer werden.
Übrigens: Deinem Verwalter kannst Du Zugriff auf immocloud gewährend, damit dieser die Buchung der Mieten oder die Kommunikation mit Deinen Mietern im Blick behält. Auch die Vergabe unterschiedlicher Rechte und Rollen ist möglich.
Deine Verwalterverträge
Die wichtigste Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen Dir als Wohnungseigentümer und dem Verwalter bildet der Verwaltervertrag. Er sollte alle auszuführenden Tätigkeiten genau beschreiben und auch Leitlinien setzen, etwa bis zu welchem Geldbetrag ein Verwalter Handwerker beauftragen darf. Außerdem sollte der Vertrag die Rechte und Pflichten festhalten. Oftmals gibt es sogar zwei separate Verträge: einen für die reine Mietverwaltung und einen zweiten für die WEG-Verwaltung. Wichtig: Mietverwalter haben andere Aufgaben als WEG-Verwalter.
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Der Mietverwaltervertrag
Mietverwalter kümmern sich zuvorderst um das Management der Mieter, deshalb sollte der Vertrag die spezifischen Pflichten aus diesem Bereich auflisten. Dazu gehören:
- Mieterauswahl und Neuvermietungen
- Durchführung von Wohnungsübergaben
- Kontrolle der Mieteingänge und Mahnverfahren bei Mietrückständen
- Abwicklung der Kautionszahlungen
- Erstellung der Nebenkostenabrechnungen
- Planung und Durchführung von Instandhaltungsarbeiten
- Beauftragung von Dienstleistern zu Wartungs- und Inspektionszwecken
- Beachtung mietrechtlicher Vorschriften
Ob und welche dieser Aufgaben Du an den Verwalter übertragen willst, hängt von Deiner individuellen Situation ab. Vor allem die Themen rund um Mietersuche und -auswahl möchtest du vielleicht selbst übernehmen und im Regelfall spricht nichts dagegen.
Der WEG-Verwaltervertrag
Ganz andere Aufgaben haben WEG-Verwalter, sie müssen die Wohneigentumsgemeinschaft nach außen hin vertreten und die einzelnen Sonder- und Gemeinschaftseigentumsanteile ordnungsgemäß verwalten. Paragraph 9b Wohnungseigentumsgesetz schreibt sogar vor, dass eine solche Verwaltung existieren muss. Wird keine externe Person beauftragt, muss einer der WEG-Eigentümer diese Aufgaben übernehmen. Die Liste der Zuständigkeiten ist lang:
- Aufstellung von Wirtschaftsplänen
- Erstellung der Hausgeld- und Heizkostenabrechnungen
- Verwaltung der verschiedenen Konten
- Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung
- Protokolle und Beschlussfassungen
- Buchführung
- Abrechnungen und Prüfung von Belegen sowie Zahlungsströmen
- Inkasso und Rechenschaftslegung gegenüber den Eigentümern
- Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern
- Überwachung der Objekte
- Management von Instandsetzung und Sanierung, Kommunikation mit Handwerkern
- Rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft nach außen
- Abschluss und Prüfung von Verträgen
- Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen und Verordnungen
- Kontakte zu Behörden
- Erstellen und aushängen von Rundschreiben
Normalerweise laufen Verwalterverträge jeweils ein Jahr, meist steht auf den Eigentümerversammlungen die Verlängerung an. WEG-Verträge gelten mitunter bis zu 5 Jahre. Wichtig: willst Du Dich von einem Verwalter trennen, solltest Du frühzeitig nach Ersatz fahnden. Handelt es sich um eine WEG, muss diese sogar für eine nahtlose Fortführung der Verwaltung sorgen. Entsprechende Adressen findest Du zum Beispiel beim Verband der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (VDIV Deutschland). Unter der Internetadresse https://vdiv.de stellt der Verband sogar ein Formular zur Verwaltersuche bereit.
